Старые «новые» правила заполнения путевых листов

В течение 2017 года Минтранс РФ внес ряд изменений в форму и порядок составления путевого листа. В частности на документе, составленном по новым правилам, больше не требуется ставить круглую печать организации (приведено в соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Так же добавлен пункт о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния самого автотранспортного средства.

Для учета работы автомобилей и расхода ГСМ организации и индивидуальные предприниматели как и раньше обязаны использовать путевые листы. Данный документ может быть составлен по унифицированной форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997, либо разработан самостоятельно. Однако при любом избранном варианте путевой лист должен быть составлен с учетом всех обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом Минфина РФ № 152 от 18.09.2008. Данный нормативный документ предусматривает, что путевой лист в обязательном порядке должен содержать в частности информацию о проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (пп. 2 п. 7), а так же дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1, вступил в силу с 28.02.2017).

Необходимо отметить, что указанные сведения не входят в перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ в силу ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Поэтому при нарушении требований Приказа № 152 оснований для исключения расходов из налоговой балы по налогу на прибыль нет. Однако это только на первый взгляд.

Необходимость проведения медицинского осмотра и технического контроля продиктована требованиями специализированных нормативных актов, например  Федеральным законом № 196-ФЗ от 10.12.1995 «О безопасности дорожного движения». Руководствуясь данными нормами Министерство финансов со ссылкой на Приказ № 152 выпустило ряд разъяснений о невозможности принятия к налоговому учету расходов, подтверждаемых путевыми листами, составленными с такими нарушениями. При этом ведомство нередко обращало внимание на то обстоятельство, что указанные отметки должны вносить только уполномоченные лица.

Необходимо отметить, что отсутствие в путевом листе отметок о проведении технического контроля и медицинского осмотра при фактической эксплуатации транспортного средства может быть квалифицировано как административное правонарушение. В силу п. 2 ст. 12.31.1 КоАП осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей. Аналогичные по размеру штрафы предусмотрены п. 3 ст. 12.31.1 КоАП при осуществлении перевозок с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств.

Порядок проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств утвержден Приказом Министерства здравоохранения РФ № 835н от 15.12.2014. Так, в компании должен быть организован специализированный оборудованный кабинет, проводить осмотр имеет право медицинский персонал, имеющий соответствующее профильное образование. При этом данная процедура считается отдельным видом медицинской деятельности, требующей лицензирования. Проведение осмотра может быть организовано как силами самого предприятия (наличие в штате соответствующего сотрудника) как и с привлечением сторонних специализированных специалистов (медицинские учреждения и прочие лица) соответствующих всем профессиональным требованиям.

В отношении сотрудников, имеющих право проведения технического контроля автомобилей, должен соблюдаться целый ряд требований и ограничений. Так, Приказом Минтранса РФ № 287 от 28.09.2015 утвержден перечень профессиональных и квалификационных требований для контроллера технического состояния, в частности требование о наличии профильного профессионального образования. Приказом Минтранса РФ и Минтруда РФ № 13/11 от 11.03.1994 в отношении указанных лиц предусмотрена так же обязанность проходить периодическую аттестацию на право занятия должностей, связанных с обеспечением безопасности движения наземных транспортных средств.

Вместе с тем действующим законодательством не накладываются ограничения на возможность возложения указанных функций на отдельного сотрудника, либо сотрудника, фактически выполняющего в организации другую работу. Так же не установлены ограничения относительно того, сотрудник с какой именно должностью должен проводить предрейсовый техосмотр транспорта. Таким образом функции технического контроля могут быть возложены на любого сотрудника, соответствующего заявленным требованиям (например – на начальника гаража, одного из штатных водителей либо иное лицо). Так же не установлены требовании относительно того, должно ли указанное лицо быть сотрудником компании. Поэтому при отсутствии в штате такого работника функции технического контроля возможно передать внешнему представителю (другой организации, индивидуальному предпринимателю или физическому лицу), если таковое удовлетворяет необходимым профессиональным требованиям.

Как видно, организация надлежащего порядка ведения путевых листов является достаточно сложной процедурой, требующей участия медицинских лиц и технических сотрудников. Поэтому нередко компании вынуждены отдавать такие функции на аутсорсинг, оптимизируя собственные бизнес-процессы. Однако при наличии большого автопарка может оказаться целесообразным создание собственных служб.